Como elaborar um Plano de Ação

Nesta publicação vamos mostrar como o profissional de ergonomia pode elaborar um Plano de Ação em suas Análises Ergonômicas e ainda, facilitar a vida dos seus clientes / parceiros.

O plano de ação é um documento que permite, ao mesmo tempo, criar um planejamento das ações que serão desenvolvidas e direcionar recursos empregados – técnicos, humanos e financeiros.

Além disso, permite alinhar as expectativas de todos os atores envolvidos em relação aos objetivos, tempo de implementação, responsabilidades, entre outros.

Quais fatores são importantes em um Plano de Ação?

Existem muitas formas/métodos para elaborar um plano de ação, seja em ergonomia ou qualquer outra área.

Sugerimos que o profissional utilize sempre condições claras e factíveis à empresa, e deste modo, um conceito muito interessante é o SMART.

Em poucas palavras, o conceito é definido por:

S = Specific (específico): quanto mais específico for seu plano, maior a chance de ser implementado. Em nossa metodologia de atuação (Método HELP), citamos ponto-a-ponto todos os fatores de risco observados na situação de trabalho (definição de perigos), com os motivos de por que a situação é um risco e de modo que as ações sejam empregadas para aquele fator;

M = Measurable (mensurável): quanto mais autoexplicativo for seu plano, maiores as chances de sucesso. Uma das formas de conseguirmos isso no documento é criar indicadores de prioridade, classificando os riscos em alto, médio e baixo, por exemplo (ou qualquer outra forma). Quando nosso plano de ação permite essa mensuração, torna-se mais fácil o acompanhamento da evolução do programa;

A = Attainable (atingível): não adianta estabelecermos apenas metas de longo prazo ou que não são plenamente executáveis. Para que o plano de ação seja um documento “vivo” precisamos estabelecer junto com a empresa, meios de implementação das recomendações. Uma sugestão é estabelecer objetivos de curto, médio e longo prazo, ou ainda, definir metas de acordo com a complexidade das melhorias;

R = Relevant (relevante): é inegável que quanto melhor seu relatório de análise ergonômica, melhor serão as recomendações de melhoria propostas. Devemos pensar que os recursos (técnicos, humanos e financeiros) são limitados e, portanto, devemos focar nas ações que podem trazer melhorias mais significativas para empresas e colaboradores;

T = Time based (temporal): uma das causas de maior insucesso nos planos de ação em ergonomia é que muitas empresas (profissionais) só o revisam uma vez por ano (ou a cada muitos anos). Devemos ter em mente que o documento deve ser um norteador das melhorias dos ambientes de trabalho, mas para que consigamos uma efetividade satisfatória, precisamos estar em constante acompanhamento e evolução – definindo prazos, indicadores, e demais fatores já citados.

Mas por que devo elaborar esse documento?

Creio que já apontamos pontos fundamentais para que o profissional de ergonomia elabore o plano de ação junto de seus relatórios de análise ergonômica.

Pense na seguinte situação:

Uma análise ergonômica de uma empresa que possui 100 postos de trabalho (ou GHEs –> aqui você pode ver melhor esse conceito) terá em média de 300 a 400 ações a implementar.

Quando o gestor desse contrato recebe esse relatório com uma batelada de coisas a tabular, fica literalmente de “cabelos em pé”, pois é difícil organizar uma grande quantidade de informações.

Se o ergonomista organiza essas informações (em uma planilha de excel, por exemplo), facilita a visualização daquilo que é mais importante, setores mais críticos, riscos mais prevalentes e principalmente de que forma a empresa poderá atacar esses fatores de risco.

Em qualquer ação fiscalizatória, uma das primeiras solicitações do agente fiscalizador, é identificar:

Se existe o documento de identificação dos riscos –> Análise Ergonômica do Trabalho, e
O que a empresa está fazendo para adequar as situações de risco

Como a empresa identificou as situações problema e não colocou em prática nenhuma ação recomendada (e talvez nem tenha uma plano para isso) pode ser considerada negligente e arcar com as consequências destes atos.

Como posso elaborar então o meu plano de ação?

Uma metodologia muito empregada na construção de um plano de ação é o 5W2H.

Oriundo dos sistemas de gestão da qualidade, definimos pontualmente todos os achados da análise ergonômica e conseguimos aplicar o conceito SMART já mencionado anteriormente.

O método é assim chamado porque definimos 5 colunas “W” e 2 “H”, conforme a seguir:

What (o que fazer)
Why (por que fazer)
When (quando implementar)
Where (onde será executado)
Who (quem ficará responsável)
How (como deverá ser implementado)
How Much (quanto irá custar)

De acordo com as necessidades de cada empresa ou a critério do profissional, poderemos estabelecer mais ou menos condições, complexidades, detalhamento, entre outros.

Neste vídeo abaixo passamos por todos os pontos descritos neste artigo e mostramos na prática uma planilha de simples aplicação.